Lernen Sie, wie Sie den Flash Fill in Excel optimal einsetzen können, um noch schneller zu arbeiten
In Microsoft Excel kommt es nicht nur im Controlling vor, dass wir die Vor- und Nachnamen einer Tabelle trennen müssen.
Zum einen geht dies über eine Formel "Vor und Nachnamen trennen", oder wir benutzen die Flash Fill Funktion, zu Deutsch die "Blitzvorschau".
Sehen wir uns hierzu ein paar Beispiele aus einer Excel-Tabelle an.
Aus Datenschutz-Gründen sei erwähnt, dass alle Namen und auch eMail-Adressen frei erfunden sind, abgesehen von meinem eigenen :-)
Beschäftigen wir uns zunächst einmal mit den Vor- und Nachnamen aus dem linken oberen Bild.
In der Zelle D3 und D4 habe ich einmal den Vor- und den Nachnamen manuell als Text geschrieben.
Nun soll dies automatisch für die anderen Zellen übernommen werden und zwar ohne Excel-Formel.
Dies machen wir mit der Excel-Funktion Flash Fill, oder Blitzvorschau (deutsch).
Wie wird die Excel-Funktion Flash Fill eingesetzt?
Nachdem Sie den Vor- und Nachnamen in die jeweilige Zelle eingesetzt haben, gehen Sie nun in die untere Zelle vom Vornamen - Hier Zelle D4.
Nun gehen Sie in der Registerkarte "Start" auf den Button "Blitzvorschau.
Sie finden diesen rechts unter dem Summenzeichen bei dem Icon "Füllbereich:
Wenn Sie das Icon "Blitzvorschau" mit der linken Maustaste anklicken, werden in allen Zellen nun die Vornamen aus dem Bereich C3 bis C8 automatisch übernommen.
Wiederholen Sie den Vorgang nun auch für die Nachnamen. Achten Sie darauf, dass Sie den Nachnamen einmalig per Hand in die Zelle eintragen.
Wie funktioniert der Excel Flash-Fill bei eMail-Adressen?
Die Excel-Funktion Flash-Fill funktioniert ebenso gut, wenn Sie in mehreren Zellen untereinander verschiedene eMail-Adressen haben.
Hier sei erwähnt, dass der vollständige Vor- und Nachname Voraussetzung ist und keine Abkürzung, wie zum Beispiel k.ditz@...
In der Regel werden ja die vollständigen Vor- und Nachnamen in einem Unternehmen verwendet, so dass die Flash-Fill Funktion in Excel hier gut eingesetzt werden könnte.
Wichtig ist, dass Sie auch hier wieder einmalig den Vor- und Nachnamen manuell in die benachbarten Zellen eintragen.
Doch auch hier funktioniert die Excel Flash Fill Funktion wunderbar:
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren von der Flash Fill Funktion, oder auf Deutsch Blitzvorschau.
Autor
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und freiberuflicher Dozent an der AMD Akademie Mode und Design / Hochschule Fresenius.
Er verfügt über mehrere Jahre Berufserfahrung u.a. bei der Puma AG, Ludwig Beck AG, Dänisches Bettenlager und der Hamburger Drogeriemarktkette Iwan Budnikowsky.
Für das Controlling Journal und Controller Magazin schreibt er regelmäßig Fachartikel zu den Themen Controlling und Microsoft Excel.