Excel Tipp 82: Resturlaub berechnen

Im Personalwesen erleben wir es sehr häufig, dass ein Mitarbeiter/in vorzeitig aus dem Unternehmen ausscheidet, zum Beispiel weil dieser gekündigt hat bzw. entlassen werden musste, oder im laufenden Jahr, zum Beispiel am 01.07. anfängt.

Natürlich hat der Mitarbeiter noch einen Anspruch auf Resturlaub bzw. muss dieser anteilig berechnet werden.

Wenn der Mitarbeiter bereits zu Jahresbeginn, also am 01.01. tätig war und eine Kündigungsfrist zum Monatsende hat, ist dies relativ leicht, weil "nur" der prozentuale Anteil herangezogen wird.

Hat der Mitarbeiter allerdings zum 01.03. angefangen, oder hört zum 15. eines Monats auf, oder auch zum 08. eines Monats mit unbezahlten Urlaub wird es schon schwieriger.

Aber auch hierbei kann uns Excel mit der richtigen Formel helfen.

Zunächst erstellen Sie ein paar Eingabe-Zellen:

• Urlaubsanspruch (hier ist der volle Jahresanspruch inkl. Resturlaubstage aus dem Vorjahr gemeint
• Beginn im Jahr
• Austritt

Mit Beginn im Jahr ist gemeint, ob der Mitarbeiter im laufenden Jahr schon am 01.01. im Unternehmen tätig ist.

Beispiel: Wir sind im Jahr 2022 und der Mitarbeiter hat am 01.08.2021 angefangen also im Vorjahr, tragen Sie hier den 01.01.2022 ein. Damit ist also nur gemeint, ob der Mitarbeiter schon zu Beginn des Jahres im Unternehmen tätig war.

Hat ein Mitarbeiter im laufenden Jahr zum Beispiel am 01.03.2022 angefangen, so tragen Sie genau dieses Datum ein.

Als nächstes erstellen wir Zellen für:

• Anteil
• Urlaubsanspruch
• bereits genommener Urlaub
• Resturlaub/Anteil

In die Zelle D10 (in diesem Beispiel) schreiben wir folgende Formel:

=AUFRUNDEN((D8-D7)/365;2)

Mit der Formel D8-D7 wird die Differenz der Tage vom Anfang zum Ende berechnet.

Im Anschluss wird diese Differenz durch 365 Tage, also ein Jahr geteilt.

Hätten wir die Formel so abgeschlossen hätten wir einen Wert von 49%. Tatsächlich ist der Zeitraum in diesem Beispiel ja exakt ein halbes Jahr und sollte 50% sein.

Dafür hilft uns der Zusatz "AUFRUNDEN" und am Ende der Wert 2, so dass wir den "richtigen" Wert erhalten.

Dieser Wert wird nun mit dem vollen Urlaubsanspruch multipliziert:

=D5*D10

Im Anschluss werden manuell noch die bereits genommenen Urlaubstage eingegeben und hieraus die Differenz erstellt.

Wenn Sie jetzt auch "krumme" Einstiegs- oder Ausstiegswerte wählen, erhalten Sie den richtigen Urlaubsanspruch.

Somit können Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, wie viel Urlaub diesen für das laufende Jahr noch zusteht.

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Ich wünsche Ihnen viel Spass beim Ausprobieren.

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