In diesem Excel-Tipp erfahren Sie, wie Sie feststellen können, wer die Datei als letztes gespeichert hat
Kennen Sie die Situation, dass Sie eine Microsoft Excel-Datei erstellt haben, auf die mehrere Teilnehmer bzw. Kollegen Zugriff haben?
Dies ist hauptsächlich in Unternehmen der Fall. Die Excel-Dateien werden ins Laufwerk gestellt und mehrere Personen haben dann darauf Zugriff.
Wenn Sie nun keinen Blattschutz in die Excel-Datei integriert haben, kann es schnell passieren, dass ein Mitarbeiter ein paar Formeln löscht, oder zusätzliche Daten eingibt.
Hin und wieder passieren hier Fehler. Das Entsetzten ist dann von dem Ersteller der Excel-Datei relativ groß und man möchte wissen, wer für die Fehler verantwortlich ist.
Eine Rundmail oder die Frage im Büro hilft dabei selten weiter - Denn keiner will es gewesen sein. Zumal Sie auch einen höheren Zeitaufwand haben, bis Sie jeden Kollegen gefragt haben.
Kennen Sie die Situation? Speziell im Controlling ist diese Situation bekannt, da hier sehr viele Excel-Vorlagen erstellt werden, die von mehreren anderen Mitarbeitern bearbeitet werden sollen.
In Microsoft Excel haben Sie allerdings eine wunderbare Funktion, um herauszufinden, wer die Datei als letztes bearbeitet bzw. gespeichert hat.
Wer hat als letztes in Excel gespeichert?
Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe und klicken Sie hier auf die Registerkarte "Datei".
Klicken Sie hier auf die Rubrik "Informationen".
Rechts sehen Sie nun wer der Autor der Datei ist und wer die Datei als letztes gespeichert bzw. geändert hat.
Klicken Sie auf eines der Bilder, um es zu vergrößern.
Natürlich kann es sein, dass die letzte Person, die die Excel-Datei gespeichert hat, nicht alle Änderungen durchgeführt, sondern nur als letztes gespeichert hat.
Dennoch gilt, dass Sie immer einen Blattschutz verwenden sollten, damit ungewollte Fehler nicht passieren.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren.
Autor
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und freiberuflicher Dozent an der AMD Akademie Mode und Design / Hochschule Fresenius.
Er verfügt über mehrere Jahre Berufserfahrung u.a. bei der Puma AG, Ludwig Beck AG, Dänisches Bettenlager und der Hamburger Drogeriemarktkette Iwan Budnikowsky.
Für das Controlling Journal und Controller Magazin schreibt er regelmäßig Fachartikel zu den Themen Controlling und Microsoft Excel.
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