In diesem Excel-Tipp lernen Sie, wie Sie eine Dropdown-Liste erstellen. Ideal für eine Menü-Auswahl
Wenn wir mit Microsoft Excel arbeiten und hier Tabellen erstellen, die von anderen Mitarbeitern verwendet werden soll, kann eine Dropdown Liste nützlich sein, die dem Anwender die Kriterien genau vorgibt, damit man diese nicht manuell eingeben muss.
Der weitere Vorteil ist, dass wenn mit einer Dropdown-Liste gearbeitet wird auch die "richtigen" Kriterien gewählt werden, falls diese für die Ermittlung von Ergebnissen über Excel-Formeln verwendet werden - zum Beispiel SVERWEIS, SUMMEWENNS, etc.
Schnell kann es bei einer manuellen Eingabe passieren, dass hier nur ein Buchstabe falsch, oder ein Leerzeichen eingegeben wird und die Excel-Formel funktioniert nicht mehr.
In diesem Excel-Tipp werden Sie lernen, wie Sie eine Dropdown-Liste erstellen, aus der Sie mehrere zuvor definierte Kriterien auswählen können.
Vorgehen:
Schreiben Sie zunächst in ein zuvor ausgewählten Zellen untereinander die Kriterien, die Ihnen in der Dropdown-Liste zur Verfügung stehen sollen.
In diesem Beispiel 6 Städte:
Wo finde ich die Dropdown Liste in Excel?
Gehen Sie in die Zelle, in der Sie die Dropdown-Liste haben möchten. In diesem Beispiel H2.
Im Anschluss gehen Sie nun auf die Registerkarte "Daten".
Halbrechts finden Sie den Button "Datenüberprüfung" - Es hat einen roten durchgestrichenen Kreis und einen grünen Haken.
Wenn Sie diesen Button anklicken, öffnet sich das Fenster "Datenüberprüfung".
Wählen Sie hier in der Registerkarte "Einstellungen" bei "Zulassen" Liste.
Bei Quelle klicken Sie auf den Pfeil, der nach oben zeigt. Bei älteren Excel-Versionen kann es sich hier um einen roten Pfeil handeln.
Das Fenster verkleinert sich jetzt.
Wählen Sie mit der linken Maustaste die Städte aus den Zellen - Hier sind es die Zellen B2 bis B7.
Die Dollarzeichen werden hier automatisch gesetzt.
Klicken Sie nun auf den Button "OK"
In der Zelle E2 sehen Sie nun, wenn diese markiert ist den Dropdown-Pfeil.
Wenn Sie hier draufklicken, werden Ihnen die Städte aus den Zellen B2 bis B7 angezeigt.
Wie stelle ich das mit anderen Tabellenblättern ein?
Bei älteren Excel-Versionen funktioniert die Dropdown-Auswahl nicht, wenn die Kriterien in anderen Tabellenblättern stehen.
Sie können dies aber lösen, wenn Sie die Zellen in einem anderen Tabellenblatt mit einem Namen definieren und diesen dann in der Quelle im Fenster "Datenüberprüfung" eingeben.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren!
Autor
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und freiberuflicher Dozent an der AMD Akademie Mode und Design / Hochschule Fresenius.
Er verfügt über mehrere Jahre Berufserfahrung u.a. bei der Puma AG, Ludwig Beck AG, Dänisches Bettenlager und der Hamburger Drogeriemarktkette Iwan Budnikowsky.
Für das Controlling Journal und Controller Magazin schreibt er regelmäßig Fachartikel zu den Themen Controlling und Microsoft Excel.
Zum Newsletter anmelden und tolle Excel Tools erhalten
Sie erhalten dann u.a. das eBook
25 Excel Formeln
zum Sofort-Download nach Anmeldung
Daneben erhalten Sie viele weitere Tools
Ihre Daten werden nicht an 3. weitergegeben - Datenschutz (Punkt 11)
Hinweis: Sie können sich jederzeit mit nur einem Mausklick wieder austragen.